Remote Projektmanagement: Weniger ist mehr

In unserem zweiten Adventskalender-Beitrag berichtet Inpsyder Rich über Remote Projektmanagement. Als Projektmanager weiß er genau, was Entwickler lieben und was sie hassen, wenn es darum geht, ihre Produktivität zu unterstützen.

Von Zuhause zu arbeiten kann seine Vorteile haben. Aber komplett remote in einem agilen Entwicklerteam zu arbeiten, bringt seine ganz eigenen Herausforderungen mit sich. So beispielsweise die tägliche face-to-face Kommunikation, die man normalerweise im Büro hat. Du merkst erst, wie VIEL Arbeit in einem Büro außerhalb des üblichen Planens, der Meetings und Aufgaben erledigt wird, wenn deine einzigen Kommunikationsmittel mit deinen Kollegen digital sind.

Als Projektmanager ist die reflexartige Reaktion häufig ein Überschuss an Meetings oder das Mikromanagement der Entwickler, um dieses Fehlen von “instinktiver Abstimmung”, wie ich es gerne nenne, auszugleichen. Doch das hat nicht nur direkte negative Auswirkungen auf die Produktivität deiner Entwickler. Damit sorgst du dafür, dass dich deine Entwickler aus tiefsten Herzen hassen werden.

Wie jeder Projektmanager kann ich es sehr gut verstehen, dass Transparenz und Effizienz gebraucht werden. Das ist schließlich der Hauptgrund für die Existenz von Projektmanagern innerhalb einer Unternehmensstruktur. Aber wie eine weise alte Schildkröte einst sagte: “Man trifft sein Schicksal häufig auf genau der Straße, die man genommen hat, um ihm zu entgehen.”

Wie kannst du also gewährleisten, dass die Produktivität deines Teams keinen Knacks erhält, sobald du von zuhause arbeitest? Und wie gewährleistest du, dass du deine Entwickler und dich selbst nicht verrückt machst? Weil wir im Internet sind und das Internet Listen LIEBT, hab ich es heruntergebrochen in:

“5 Dinge, für die dich deine Entwickler lieben werden”:

1. Kommuniziere mit Inhalt

Wenn man von zuhause arbeitet, hat man so unglaublich viele Tools zur Verfügung, um mit seinen Entwicklern zu kommunizieren. Wie es mit allem ist, hat auch Kommunikation (insbesondere: DEINE Kommunikation) eine bestimmte Inflationsrate bei deinen Entwicklern. Wenn du dazu tendierst, zu viel zu schreiben oder zu reden, während du gleichzeitig zu wenige Informationen lieferst oder die Prioritäten der gesagten Informationen falsch setzt, werden deine Entwickler über die Zeit lernen, dich zu ignorieren.

Hinzu kommt die Tatsache, dass viele Entwickler “in the zone” sind, wenn sie arbeiten. Auch wenn das schlecht klingt, möchtest du als PM eigentlich, dass sie genau in dieser Zone sind. Denn sobald ein Entwickler in the zone ist, geht seine Produktivität durch die Decke (während seine Kommunikation gleichzeitig ins Bodenlose stürzt). Von einem deiner Entwickler den halben Tag nichts zu hören, weil er gerade so in seinem Element ist, ist ein Erfolg! Es ist also dein Aufgabe als PM, diese komplett fokussierte Arbeitszeit so wenig wie möglich zu stören.

Für dich heißt das, dass du Informationen, Feedbackschleifen und Fragen entsprechend kategorisieren und priorisieren musst. Ich weiß, es kann extrem nerven, einen halben Tag auf eine Antwort zu warten, weil es doch eigentlich “nur eine schnelle E-Mail” ist. Aber glaube mir, der Vorteil, deine Leute in Frieden arbeiten zu lassen rechtfertigt definitiv die Verspätung von “dieser einen Mail”.

Allerdings kannst du deine Entwickler auch nicht den ganzen Tag “in the zone” lassen, weil du an einem Punkt schließlich alles synchronisieren musst – was mich zum nächsten Punkt bringt.

2. Ein Meeting sie zu knechten

Zum einen hasse ich Meetings. Ich denke, 90% von ihnen könnten E-Mails sein. Und wenn ich an wiederkehrende Meetings denke, die einfach da sind, weil sie da sind, dann bringt das mein Blut zum Kochen. Es gibt jedoch ein Meeting, für das ich wie eine Löwenmama (bzw. Papa) kämpfe: Das Daily (oder Daily Scrum, oder Morning Meeting oder Stand-up, wie auch immer du es nennen magst).

Dieses Meeting – wer hätte es gedacht – findet jeden Tag zur gleichen Uhrzeit am Morgen statt. Es ist ebenfalls zeitlich begrenzt – auf maximal 15 Minuten. Wie du es strukturierst, hängt von deinem eigenen Managementstil ab und wird davon beeinflusst, welche Tools du benutzt. Das Ergebnis jedoch ist immer das Gleiche: Transparenz. Redet darüber, was getan werden muss, wer was tun, wann welcher Entwickler “in the zone” ist (Übersetzung für dich als PM: Wann du nicht stören darfst), wer Hilfe braucht usw. Denk auch an dich selbst. Erzähl deinem Team, woran du gerade sitzt. Es wird deinem Team auf jeden Fall helfen zu verstehen, was du eigentlich so machst und manchmal bekommst du auch hilfreiche Anstöße, die dich Aufgaben schneller erledigen lassen.

Aber auch banale Dinge wie “Ich bin heute früher als sonst off” müssen angesprochen werden. Ihr sitzt nicht nebeneinander und ihr werdet nicht über Dies und Das bei einer Raucherpause reden können, wie es sonst in einem normalen Büro der Fall ist. Diese kleinen Dinge sind wichtig. Nicht nur für die Transparenz, sondern auch, um ein Gefühl dafür zu bekommen, was die Kollegen so machen und um ein Teamgefühl zu entwickeln.

3. Gehe davon aus, dass deine Kollegen aus einem bestimmten Grund da sind

Das wird ein kurzer Punkt. Ich habe es immer und immer wieder gesehen: Führungskräfte oder Projektmanager, die den Fähigkeiten ihrer Kollegen und Mitarbeitern nicht trauen.

Frag dich selbst nur eine Sache: Glaubst du, dass du kompetent und die richtige Person für deinen Job bist? Ja? Nun stell dir vor: Das ist bei allen anderen auch so!

Wie auch du wurde jeder andere aus dem Team aus einem bestimmten Grund eingestellt. Hör auf, ihre Skills zu hinterfragen, an der Arbeit herumzukritisieren und sie durch dein Mikromanagement zu tyrannisieren. Lass sie einfach ihren Job tun.

So einfach ist das.

4. Töte dein Ego

Es liegt in der Natur des Projektmanagements, dass du am Ende häufiger mit der Geschäftsführung und/oder Klienten redest. Das führt häufig zu dem Eindruck, dass du in der Hierarchie höher stehst als die Entwickler. Rate mal? Bist du nicht. Du bist weder ihr Boss, noch ihr Vorgesetzter. Du bist ein Werkzeug. Dein Job ist es, die Entwickler so auf Spur zu bringen, dass sie am produktivsten sind. Du bist ein glorifiziertes menschliches Post-it Note.

Und das Lustigste ist, je eher du es akzeptierst, desto leichter wird es dir fallen, eine gemeinsame Basis mit deinen Entwicklern zu finden. Sprich mit ihnen. Lass sie daran teilhaben, was du an deinen täglichen Aufgaben magst und was du nicht magst (vorausgesetzt, du hast die entsprechenden Kommunikationskanäle entsprechend mit “Smalltalk” gekennzeichnet, siehe Punkt 1).

Während du weniger “professionelle” Kommunikation verglichen mit einem richtigen Büro hast, sobald du zuhause arbeitest, musst du besondere Anstrengungen darin unternehmen, deine Leute wirklich kennenzulernen, und du musst sie an dich heranlassen. Das Kaffeepausen-Gespräch funktioniert nicht automatisch, wenn man Remote arbeitet. Du musst es aktiv fördern. Sorge dafür, dass du mehr bist als nur eine Notification Anzeige auf den Monitoren deiner Entwickler.

5. AAA: Analysieren, Adaptieren und Anpassen

Das sind Grundlagen des Projektmanagements, aber man übersieht sie schnell, vor allem, wenn es stressig wird. Sorge dafür, dass ihr regelmäßig zusammenkommt, um über euren Alltag zu sprechen. Sei offen, sei objektiv. Bezeichne klar, was funktioniert hat und was nicht. Vergewissere dich, dass du herausgefunden hast, warum Dinge nicht funktioniert haben und wie sie verbessert werden könnten und dann setze es um. Ein Team von Entwicklern projekttechnisch zu begleiten ist ein laufender Prozess!

* Vielen Dank an You X Ventures für das Foto, das wir in diesem Beitrags-Header verwenden.