Agenturbriefing: 7 wichtige Elemente für Website-Projekte

Ein Agenturbriefing zu schreiben und es abzuschicken, um endlich das neue Webseitenprojekt zu beginnen, ist aufregend, aber kann auch überwältigend sein. Es ist sehr wichtig alle notwendigen Informationen und Details parat zu haben, wenn man ein Angebot von einer Webentwicklungsagentur einholt. Folgende Themen sollten klar kommuniziert werden: die Vorgaben und Projektziele, das Budget, die Zielgruppe, die gewünschten Funktionen und Design-Präferenzen. Dadurch ist die Wahrscheinlichkeit größer, ein genaues und vergleichbares Angebot zu erhalten.

In diesem Beitrag schreiben wir über die 7 wichtigen Elemente, welche beim Verfassen eines Agenturbriefings zu beachten sind. Dadurch können Sie sicherstellen, dass Sie gut vorbereitet sind und leichter eine Entscheidung für die passende Agentur treffen können. Angefangen von der Beschreibung des Projektumfangs bis hin zum Gesamtüberblick Ihres Unternehmens – diese Tipps werden Ihnen helfen, das beste Angebot für Ihr Projekt zu erhalten.

Wie man ein großartiges Agenturbriefing schreibt

Als reine WordPress-Agentur widmen wir uns schon seit 2006 der professionellen Webentwicklung. In dieser Zeit haben wir Tausende von Angebotsanfragen erhalten. Aus all diesen Anfragen und E-Mails haben wir gelernt, dass es in der Regel schwierig ist, diese mit einem Angebot zu beantworten. Den meisten Briefings und Angebotsanfragen, die wir erhalten, fehlen genau die Informationen, die wir benötigen, um ein seriöses und professionelles Angebot machen zu können. Uns ist klar, dass Kunden irgendetwas brauchen, um verschiedene Agenturen und Lösungen miteinander zu vergleichen und dass der Preis sich dafür einfach anbietet. Sie sollten jedoch aufpassen, wenn eine Agentur Ihnen nur und direkt mit einem Preis antwortet. Unsere Kunden hatten dadurch teilweise schlechte Erfahrungen mit anderen Agenturen. 

Eine Webseite kann 10.000€ kosten, sie kann 100.000€ kosten oder sie kann sogar eine 1 Million Euro Webseite sein. Es kommt ganz darauf an, welche technischen Anforderungen es gibt, wie schnell das Projekt durchgeführt werden soll und wie genau Features umgesetzt werden sollen. All diese Punkte können je nach Projekt sehr unterschiedlich ausfallen.

Eine 10k-Webseite mit einem 100k-Angebot zu vergleichen, wäre also wie Äpfel mit Birnen zu vergleichen. Die Agenturen sprechen in ihrem Pitch über komplett unterschiedliche Webseitenprojekte, die alle auf dem gleichen Briefing basieren. Wir veranschaulichen das gerne mit einer kleinen Metapher. Eine Webseite zu kaufen, unterscheidet sich nicht so sehr vom Kauf eines Autos.

Wie viel kostet ein Auto?

Wenn wir einfach zu unserem lokalen Autohändler gehen und sagen, dass wir ein grünes Auto kaufen möchten, werden wir uns viele Autos ansehen, die nicht in unsere Preisklasse passen oder für uns relevant sind. Wir müssen zuerst einmal unser Gesamtbudget, die Innenausstattung (z.B. billiges oder teures Radio), PS oder Zusatzausstattung (z. B. Parkassistent, Navigationssystem) definieren. Kurz gesagt: Wir müssen die Bandbreite der Möglichkeiten eingrenzen, um ein passendes Angebot zu erhalten.

Viele potenzielle Kunden fragen nicht einmal nach einem „grünen Auto“, wenn es um Webseiten geht. Sie fragen nach einem „grünen Fahrzeug“ oder einem „grünen Transportmittel“. So kommt es, dass sie am Ende extrem viele unterschiedliche Angebote bekommen. Das könnte ein grüner Scooter sein, der sie zwar von A nach B bringt, jedoch ein fragwürdiges “Minimum Viable Product” ist. 

Auch könnte das Angebot ein grüner Kleinwagen, mit oder ohne Extras sein (der Standard und ein bisschen mehr). Oder auch eine Limousine, wonach sie gefragt haben, nur teurer. Und manchmal kann das Angebot auch ein grüner Rennwagen mit allem möglichen Schnickschnack und mehr Leistung sein, als sie überhaupt brauchen.

Als Folge solcher Agenturvorgaben haben Kunden mit einer großen Preisspanne zu kämpfen und es ist auf wenigen Seiten schwer zu sagen, warum die Angebote so unterschiedlich ausfallen. 

Im schlimmsten Fall entscheiden sie sich für die preisgünstigste Option und nehmen ein Angebot an, das ihre Anforderungen nicht erfüllt. Oder Sie beginnen damit, die Webseite zu bauen, während das Projekt größer und größer wird und viel Ärger und höhere Kosten als erwartet verursacht.

Mehr dazu hier: Verschiedene Preismodelle für Agenturen und wie man das richtige Angebot auswählt.

Mögliche Risiken ungenauer Agenturbriefings

Ein vergleichbares Angebot zu erhalten, ist eine Sache. Ein Webseitenprojekt auf einem falschen Kostenvoranschlag zu basieren, ist eine ganz andere Sache. 

Das ist eine unglückliche Folge eines unvollständigen Agenturbriefings. Anforderungen werden unter- oder überschätzt oder ganz vergessen, weil sie gar nicht erst erkannt wurden. 

Wenn Projektrisiken im Vorfeld nicht erkannt werden und Preisschätzungen nicht sorgfältig vorgenommen werden, kann das einige Folgen haben:

1. Kostenüberschreitungen: Ohne eine angemessene Risikoermittlung und genaue Schätzungen könnten die Kosten des Projekts das Budget überschreiten. Das kann zu finanziellen Einschränkungen führen und dazu, dass an allen Enden gespart werden muss, was sich negativ auf die Qualität des Endprodukts auswirken kann.
2. Verzögerung des Zeitplans: Wenn Risiken und Probleme nicht vorher erkannt werden, können unerwartete Probleme während des Projekts auftreten, was zu Verzögerungen führen kann. Als Folge dieser Verzögerungen können Fristen eventuell nicht eingehalten werden und es dauert insgesamt länger, das Projekt fertigzustellen.
3. Qualitätsmängel: Ohne genaue Kalkulationen können wichtige Aspekte des Projekts übersehen oder unterbewertet werden, was zu einem Endprodukt führen kann, das nicht den gewünschten Qualitätsstandards entspricht.
4. Geringerer ROI: Wenn Projektrisiken nicht erkannt und Einschätzungen nicht sorgfältig vorgenommen werden, ist der Return on Investment (ROI) möglicherweise nicht so hoch wie erwartet. Dies kann zu einer geringeren Rentabilität und möglichen Umsatzeinbußen führen.
5. Unzufriedener Kunde: Wird das Projektbudget überschritten, der Zeitplan verzögert sich oder die Qualität des Endprodukts entspricht nicht den Erwartungen, dann ist es wahrscheinlich, dass der Kunde mit dem Endergebnis unzufrieden sein wird. Folgen davon können negative Bewertungen, eine Schädigung des Rufes der Agentur und der Verlust zukünftiger Aufträge sein.

Projektrisiken zu erkennen und genaue Schätzwerte anzugeben, ist entscheidend, um diese potenziellen Folgen abzumildern. Durch das Erkennen von Risiken und der Erstellung genauer Prognosen kann eine Webentwicklungsagentur einen realistischen Zeitplan und ein realistisches Budget aufstellen, was zu einem erfolgreicheren Projekt und zufriedeneren Kunden führt.

Das bringt uns zu folgendem Punkt: Was muss eigentlich getan werden, um ein hervorragendes Agenturbriefing zu schreiben, das zu einem vergleichbaren Angebot einer Webagentur führt?

Die 7 wichtigen Elemente, die beim Verfassen eines Agenturbriefings zu beachten sind

Wenn ein Briefing an eine Webagentur gesendet wird, um ein Angebot zu erhalten, sollten die folgenden Informationen darin erhalten oder bei den ersten Meetings zur Hand sein:

1. Eine klare Beschreibung des Projekts: Der Kunde sollte eine klare Vorstellung von den Zielen des Projekts haben und sie der Agentur mitteilen können. Das hilft der Agentur dabei, den Umfang des Projekts zu verstehen und ein genaues Angebot zu erstellen.
2. Ein grober Zeitplan für das Projekt: Der Auftraggeber sollte sich darüber im Klaren sein, wann das Projekt abgeschlossen werden soll, damit die Agentur mögliche zeitliche Beschränkungen erkennen und entsprechend planen kann.
3. Ein Budgetrahmen: Der Kunde sollte eine grobe Vorstellung seines Budgets für das Projekt haben, damit die Agentur den finanziellen Rahmen kennt und ein Angebot erstellen kann, das in diesen Rahmen passt.
4. Details über die Zielgruppe: Der Auftraggeber sollte Informationen über die Zielgruppe der Website haben, einschließlich demografischer Daten, Standort, Interessen und Verhaltensweisen. So kann die Agentur den besten Ansatz für Design und Funktionalität empfehlen und vorschlagen.
5. Eine Liste der gewünschten Eigenschaften und Funktionen: Der Kunde sollte eine Liste mit konkreten Features und Funktionen haben, die er sich für die Website wünscht. Beispiele hierfür wären eine E-Commerce-Plattform, ein benutzerdefiniertes Formular oder die Integration mit einem CRM-System.
6. Beispiele für das gewünschte Design oder den Stil der Webseite: Der Kunde sollte Beispiele für das Design oder den Stil liefern, dem die Website nachempfunden sein soll. Mit Links zu anderen Websites oder Bildern kann die gewünschte Ästhetik veranschaulicht werden.
7. Informationen über das Unternehmen oder die Marke: Der Kunde sollte der Agentur einen Überblick über sein Unternehmen oder seine Marke geben, einschließlich des Unternehmensauftrages, der Werte und des Zielmarktes. Das hilft der Agentur dabei, den Projektkontext zu verstehen und Empfehlungen in Bezug auf Design sowie Funktionen zu machen, die sich mit den Zielen des Auftraggebers decken.

Mithilfe dieser Informationen kann die Agentur die konkreten Bedürfnisse des Kunden besser verstehen und ein genaueres und vergleichbares Angebot erstellen. Aber es braucht etwas Zeit und Geduld.

Warum ein gutes Website-Angebot Zeit braucht

Auch mit dem besten und umfassendsten Agenturbriefing der Welt ist es zeitaufwendig, ein Angebot zusammenzustellen. Es ist unabdingbar zu verstehen, dass ein genauer Kostenvoranschlag ein gründliches Verständnis des Projektumfangs und der spezifischen Anforderungen erfordert. 

Eine Webentwicklungsagentur muss sowohl die Design- und Entwicklungsaspekte der Seite in Betracht ziehen, als auch das Testen der Webseite, das Deployment und die Wartung der Website. 

All das nimmt Zeit in Anspruch. Eine gute Webentwicklungsagentur wird sich die Zeit nehmen, um Ihr Unternehmen, Ihre Ziele, Ihr Zielpublikum und die von Ihnen gewünschten Funktionen und Anforderungen zu verstehen. Außerdem kann ein Website-Projekt sehr komplex sein und erfordert daher viel Planung, Recherche und Vorbereitung.

Es ist nicht ungewöhnlich, dass es intern erst einmal sechs bis 12 Monate dauert, bevor der Kunde genug Klarheit hat, um sein Briefing verschicken zu können und sich an Agenturen zu wenden. Je nach Schwierigkeitsgrad des Projekts brauchen Agenturen ebenfalls einige Wochen oder sogar Monate, um die Anforderungen eines Website-Projekts zu ermitteln, vor allem im Unternehmensmarkt.

Diese Zeit wird genutzt, um alle notwendigen Informationen zu sammeln, die Struktur der Website zu planen und sicherzustellen, dass die Ziele des Projekts auf die allgemeine Unternehmensstrategie abgestimmt sind.

So kann die Agentur einen genaueren und realistischeren Kostenvoranschlag erstellen, der alle notwendigen Schritte berücksichtigt, um eine qualitativ hochwertige Website zu erstellen, die den speziellen Anforderungen des Kunden gerecht wird. Deshalb ist es wichtig, dass im Briefing so viele Informationen wie möglich enthalten sind und das Budget sowie der Zeitplan bei der Angebotseinholung offen genannt werden.

Ein Anforderungsworkshop beschleunigt den Angebotsprozess

Diese Vorbereitungen können ziemlich entmutigend sein, und manchmal fehlen die Ressourcen, die Zeit oder das Wissen, um umfassende Agenturvorgaben für ein Website-Projekt zu verfassen. In einem gemeinsamen Workshop helfen wir Ihnen gerne dabei, Ihr Projekt zu entdecken!

Ein gemeinsamer Workshop ist eine gute Möglichkeit, um ein umfassendes und detailliertes Anforderungsdokument zu erstellen, das als Grundlage für das Projekt dienen kann. Dieses Dokument sollte den Umfang des Projekts, die Ziele, die Zielgruppe, die Designpräferenzen und die gewünschten technischen Funktionen enthalten. Ein klares und gut definiertes Anforderungsdokument ist entscheidend, um vergleichbare Angebote von verschiedenen Agenturen zu erhalten. Dadurch, dass Sie dieses Dokument mehreren Agenturen zur Verfügung stellen, können Sie sicherstellen, dass Sie Angebote erhalten, die auf denselben Anforderungen basieren, und Sie können eine fundierte Entscheidung bei der Auswahl der richtigen Agentur für Ihr Projekt treffen.

Zusätzlich zu diesen allgemeinen Aspekten müssen zahlreiche projektspezifische technische Detailanforderungen berücksichtigt werden. Auf den ersten Blick lassen sich vielleicht nicht alle diese Fragen beantworten und die Liste ist auch nicht vollständig. Aber die folgenden Fragen sind ein guter Ausgangspunkt, um die Dinge ein wenig einzugrenzen:

• Wie umfangreich ist das Menü/die Sitemap? Wie viele Hauptseiten/Unterseiten benötigen wir?
• Was ist eine klare Struktur für unsere Website? Ist sie benutzerfreundlich?
• Welche Webdesignelemente sollen auf der Website integriert werden (z.B. Sidebar, Buttons, Image Slider, Galerie, Blog)?
• Berücksichtigt die Agentur die Erstellung der Website mit responsivem Design? Ist es in den Kernaufgaben enthalten?
• Sollen wir Videos und Social-Media-Plattformen auf unserer Website einbetten? 
• Müssen wir externe Dienste für Marketingfunktionalitäten implementieren (z.B. Google Analytics, Piwik)?
• Verwalten wir unsere Webinhalte (Text, Grafik) selbst oder lagern wir sie aus? Müssen unsere Mitarbeiter geschult werden?
• Brauchen wir ein Kontaktformular?
• Welchen Umfang hat unser Impressum?
• Was müssen wir sonst noch in Bezug auf Agenturleistungen beachten, d.h. Optimierung der Seitenladezeiten, Browseroptimierung, SEO, Logodesign, Schulung und/oder Handbuch, QA, Support?

Transparenz und offene Kommunikation sind sehr wichtig bei der Zusammenarbeit mit einer Agentur. Ein klares Anforderungsdokument ist ein guter Anfang, um Verwirrung oder Missverständnisse über den Projektumfang und Zielsetzungen zu vermeiden. Wir ermutigen Unternehmen, mit denen wir im Gespräch sind, sogar dazu, dieses Dokument zu nehmen und Angebote von anderen Agenturen einzuholen. Zu zeigen, dass wir nichts zu verbergen haben und offen für den Wettbewerb sind, veranschaulicht, dass wir Wert auf hervorragende Beratung legen. Für die Agentur ist das ein großartiges Zeichen und wird wahrscheinlich zu mehr Vertrauen in der Zusammenarbeit führen.

Sind Sie bereit, uns jetzt Ihr Briefing zu schicken?

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass das Einholen eines Angebots von einer Agentur für Webseitenentwicklung komplex sein kann. Wenn Sie jedoch die 7 wichtigen Elemente beachten, die in diesem Beitrag besprochen wurden, sind Sie besser gerüstet, um Ihre Bedürfnisse mitzuteilen und ein genaueres und vergleichbares Angebot zu erhalten. 

Denken Sie daran: Wenn Sie vorbereitet sind und klare Angaben zu Ihren Projektzielen, Ihrem Budget, Ihrer Zielgruppe, den gewünschten Funktionen und Ihren Designvorlieben machen, kann die Agentur den Umfang Ihres Projekts besser einschätzen. Dadurch kann Ihnen ein maßgeschneidertes Angebot erstellt werden, das Ihre speziellen Anforderungen berücksichtigt.

Um den Prozess der Angebotsanforderung so reibungslos wie möglich zu gestalten, empfehlen wir Ihnen, dass Sie unser Formular ausfüllen. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, und lassen Sie uns Ihr Projekt gemeinsam in Angriff nehmen!