Tools & Tipps für Remote Work

Egal ob man es Home Office, Remote Work oder Distributed Work nennt: Bei Inpsyde arbeiten wir seit über 10 Jahren ohne festes Büro ‒ und das mit mittlerweile 50 Mitarbeitern von überall auf der Welt. Was für uns seit jeher völlig normal ist, stellt für viele Unternehmen in Zeiten der Corona-Krise eine große Herausforderung dar. Deshalb möchten wir mit diesem Beitrag Mitarbeitern und Unternehmen dabei helfen, besser von Zuhause zu arbeiten und so die Verbreitung des Virus zu verlangsamen.

Arbeitsplatz optimieren

Vom Büro in das eigene Heim. Das kann eine ganz schöne Umstellung sein! Wir haben unsere Kollegen nach ihren Tipps gefragt:

Ein separater Raum für das Home Office ist für meine Produktivität sehr wichtig.

– Marcus Burk

Es ist wichtig, sicherzustellen, dass jeder zu Hause die eigenen Arbeitszeiten versteht. Man muss auch Grenzen definieren, sonst hört man nie auf zu arbeiten. Andererseits kann es vorkommen, dass man auch gebeten wird im Haushalt zu helfen, weil man zu Hause ist. Remote Work ist relativ neu und wird manchmal nicht als Arbeit angesehen.

– Guido Scialfa

Ein sauberer Tisch, um Ablenkung zu vermeiden. Es ist psychologisch erwiesen, dass saubere Tische auch für einen “sauberen Geist” oder einen “entspannteren Blick” sorgen.

– Jessica Thellmann

Zuerst das Zimmer aufräumen, um klare, strukturierte Gedanken zu ermöglichen und sich auf die Arbeit und nicht auf den Haushalt zu konzentrieren. Je früher, desto effektiver.

– Alina Bogner

Das Raumklima am Arbeitsplatz optimieren: bei Bedarf eine elektrische Heizung für den Winter und eine Klimaanlage für den Sommer beschaffen.

– Dario Morbidi

Das Fenster öffnen! Ich habe sogar gehört, dass ein Remote-Unternehmen wärmstens die Anschaffung eines CO2-Detektors empfiehlt.

– Aleksas Pantechovskis

Ein komfortabler Stuhl.

– Narek Zakarian

Eine schnelle und vor allem zuverlässige Internetverbindung ist sehr wichtig. Außerdem ist Audio wichtiger als Bild ‒ aber eine HD-Webcam hat noch niemandem geschadet.

Für einen neuen Tisch oder ein Mikrofon fallen natürlich Ausgaben an. Im Idealfall ist klar, ob es einen pauschalen Zuschuss für Equipment gibt und wie dieser ausgezahlt wird. Bei Inpsyde erhält zum Beispiel jeder neue Kollege an seinem ersten Tag 1.200€ Budget für Büroausstattung und persönliches Equipment und jährlich weitere 400€, die für die Zukunft angespart werden können. Das kann jeder nutzen, um sich seinen Arbeitsplatz individuell einzurichten. Die Beschaffung muss jedoch vorher zentral abgesprochen werden.

Einige Beispiele unserer Arbeitsplätze haben wir hier zusammengestellt.

Routinen & Pausen etablieren

Ohne die Atmosphäre im Büro kann man schnell den Tagesablauf verlieren. Die Tipps unserer Kollegen:

Routine ist der Schlüssel. Und zu viel Flexibilität tötet die Produktivität – in großem Stil.

–  Tobias Zimpel

Es ist wichtig, eine Routine zu haben. Dazu gehört, jeden Tag zur gleichen Zeit aufzustehen, auch an den Wochenenden. Bewegung spielt ebenfalls eine große Rolle – auch wenn es nur auf einen Kaffee und zurück ist. Wer sich müde fühlt, sollte sich ausruhen/schlafen und danach weitermachen. Der Zeitaufwand ist derselbe, aber man ist nach dem Ausruhen viel produktiver.

–  Anton Ukhanev

Vertrauen schenken

Weil wir schon seit über 10 Jahren zu 100% remote arbeiten, achten wir bereits im Einstellungsprozess darauf, Kolleginnen und Kollegen einzustellen, mit denen wir uns vorstellen können eine vertrauensvolle Beziehung pflegen ‒ und zwar in beide Richtungen. Einerseits Vertrauen wir jedem unserer Kollegen bedingungslos und haben auch kein Problem damit, ihnen von Anfang an maximale Flexibilität zu ermöglichen. Andererseits geben unsere Mitarbeiter uns dieses Vertrauen täglich zurück.

Das klappt aber nicht immer auf Anhieb.

Offene Kommunikation und regelmäßige Abstimmung mit den Teamkollegen, besonders wenn man noch keine Erfahrung gemacht hat, ist sehr sehr wichtig. Damit man auch weiß, dass bei der Person als auch im Projekt alles im grünen Bereich ist. 

– Alex Frison

Unsere Werte helfen uns außerdem dabei, uns auch über die Distanz immer wieder an unsere Gemeinsamkeiten zu erinnern.

Asynchrone Kommunikation

Im Büro kann man mal schnell zu den Kollegen gehen und Dinge klären. Im Home Office existieren zwar auch Kernarbeitszeiten, das garantiert aber nicht, dass Mitarbeiter zur Zeit auch verfügbar sind, wenn sie zum Beispiel in eine wichtige Aufgabe vertieft sind. Asynchrone Kommunikation ‒ also dem zeitversetzten Senden und Empfangen von Nachrichten ‒ kommt eine größere Bedeutung zu. Das bedeutet: Mehr Dinge werden schriftlich kommuniziert und müssen daher besser geplant werden.

• 5 Tipps für Remote Projektmanagement: Unser Kollege Richard Winterstetter gibt in seinem Blogbeitrag Tipps zum Remote-Projektmanagement.
• Meetings Dokumentieren: Damit alle die Möglichkeit haben, an wichtige Informationen zu kommen, sollten Meetings dokumentiert und für alle Beteiligten zugänglich abgespeichert werden.
• Kommunikationsrichtilinien und Antwortzeiten: Wer auf jede Slack-Nachricht sofort antwortet, kommt nie zum Arbeiten. Um Chaos zu vermeiden, empfiehlt es sich festzuhalten, wie schnell geantwortet werden soll. Zum Beispiel auf Tickets innerhalb von 24h oder auf Chatnachrichten innerhalb von 2-4 Stunden.

Prozesse & Meetings

Während im Büro vieles über den Flurfunk oder spontane persönliche Kommunikation läuft, ist es im Home Office unerlässlich, dokumentierten Prozessen zu folgen. Für uns haben sich in den meisten Abteilungen agile Methoden wie Scrum und Kanban etabliert, die wir je nach Projekt einsetzen.

Unser Kollege Sebastian Pajor erklärt klassische und agile Organisationsmethoden in diesem Blogbeitrag ausführlicher.

Neben der Projektorganisation in Jira sind die Meetings eine wichtige wöchentliche und tägliche Routine dieser Methoden: In unseren teaminternen Weekly und Daily Standups berichten Kollegen, woran sie arbeiten und wie der Status des Tasks ist. So kommen wir auch täglich miteinander in Kontakt und informieren uns persönlich.

Ein sehr wichtiges Meeting ist auch unser monatlich stattfindendes “Overall”, an dem jeder Mitarbeiter teilnimmt. Hier berichten wir über wichtige Erfolge, Entwicklungen und Neuigkeiten aus den Teams. Natürlich wird dieser Call aufgezeichnet und allen Kollegen zur Verfügung gestellt, die nicht teilnehmen konnten.

Tools für Remote Work

Eine der größten Herausforderungen von Remote Work im Home Office ist es, alle Prozesse digitalisiert zu haben. Hier zeigt sich, welche Unternehmen in der Vergangenheit ihre Hausaufgaben erledigt haben und welche nicht.

Hier ein paar unserer Standard Tools und wofür wir sie nutzen:

• Slack: Wir nutzen Slack für die schnelle Kommunikation im Chat. Hier haben wir Channels, um in unseren Teams, Arbeitsgruppen und sogar gemeinsam mit unseren Kunden zu kommunizieren. Dieses Medium ist unser Default und erspart uns viele E-Mails. Aktuell haben wir fast 400 offene Channel und unsere aktivsten Mitarbeiter haben bereits über 100.000 Nachrichten geschrieben. Eine Alternative ist Microsoft Teams.
• Jira: Für unser Projektmanagement setzen wir auf Jira. Jeder konkrete Arbeitsschritt oder jede Absprache, die ein Projekt betrifft, wird in Jira-Tickets festgehalten. Dort sind die Informationen bestimmten Teams oder Projekten zugeordnet und können auch in einigen Wochen, Monaten oder Jahren noch nachvollzogen werden.
• Confluence: Als Dokumentationssystem benutzen wir Confluence. Hier können wir in verschiedenen Spaces ‒ zum Beispiel pro Team oder Projekt ‒ Informationen sammeln. Unsere Meeting-Protokolle landen zum Beispiel hier.
• GSuite: Wir nutzen die Google GSuite für unsere E-Mails, Kollaboration an Text- und Tabellendokumenten sowie Präsentationen und für unsere Dokumentenablage. Wir legen kaum etwas lokal ab. Eine Alternative ist Microsoft Office 365 und Sharepoint.
• Zoom: Um schnell und einfach Videokonferenzen abzuhalten, nutzen wir Zoom. Über die Integration in Slack können wir mit dem Befehl “/zoom” innerhalb weniger Sekunden Videocalls eröffnen. Auch die Planung von Terminen mit Google Calendar funktioniert reibungslos.

Datenschutz

Der Datenschutz darf auch bei der Arbeit im Home Office nicht vergessen werden. Neben den üblichen Anforderungen, die jedes Unternehmen ohnehin erfüllen sollte, gibt es in der Heimarbeit Anforderungen für die Verwendung von geschäftlichem Equipment in den Privaträumen. So muss zum Beispiel auch im Home Office der Arbeitsrechner vor Diebstahl und Zugriff Fremder geschützt sein. Teilweise kann es auch nötig sein, einen VPN-Client einzusetzen, um sensible Daten zu schützen. Was genau nötig ist, weiß der Datenschutzbeauftragte am besten.

Socializing

Normalerweise würden wir an dieser Stelle raten, auch im Home Office Kontakt zu echten Menschen zu halten und vor die Tür zu gehen. Da dies aber z. B. in Zeiten von Corona nicht sinnvoll ist, hier ein paar Tipps, die auch remote möglich sind:

• Ein Tier adoptieren: Bürohunde und Katzen sind kein Problem im Home Office
• Fleece Meetings: Auch Remote und im Home Office kann man sich in geselliger Runde treffen und über die Woche sprechen. Wir praktizieren unser Fleece Meeting am späten Freitagnachmittag. Dort ist Zeit für ein gemeinsames Feierabendbier.
• Donut Meetings: Einmal alle 14 Tage mixen wir uns durch und treffen uns per Los zu einem einstündigen 1:1 Donut Call. Hier lernen wir uns besser kennen und sprechen über Gott und die Welt.
• Blogbeiträge über unsere Mitarbeiter: Wir sehen uns nicht so oft, wie wir es gerne würden. Um trotzdem ein besseres Gefühl für uns zu bekommen, schreiben wir über jeden Mitarbeiter einen Blogbeitrag, in dem er sich vorstellen kann.

Die Umsetzung ist ein Prozess

Zugegeben, ein Remote-Unternehmen entsteht nicht von jetzt auf gleich und es ist ein stetiger Prozess. Aktuell stehen Unternehmen leider unter enormen Zugzwang, um die Anforderungen an diese Arbeitsform umzusetzen. In der vergangenen Woche hat unser Kollege Robert Windisch bereits auf dem eCommerce Camp eine Session vor vollem Haus darüber gehalten, wie Unternehmen am besten vorgehen.

Wenn ihr Fragen dazu habt, wie ihr Remote Work am besten umsetzt, schreibt es uns einfach in die Kommentare und wir antworten euch so schnell es geht!