Ein Digital Asset Manager für Enterprise-WordPress

Wenn Sie Inhalte über ein WordPress Multisite-Netzwerk ausspielen, können sich dieselben Dateien sehr schnell an einem Dutzend Stellen wiederfinden – was unnötigen Speicheraufwand und doppelte Inhalte verursacht. Deshalb haben wir einen Digital Asset Manager entwickelt, der dem gesamten Multisite-Netzwerk eine einzige, zentral gesteuerte Medienquelle bereitstellt – statt dass jede Website eine eigene Bibliothek unterhält.

Der DAM, den unsere Teams aufgebaut haben, ist einfach: Sie wählen eine oder mehrere Websites als Anbieter aus. Dort liegen die Master-Assets – und jede andere Website im Netzwerk fungiert als Konsument. Deren Redakteurinnen und Redakteure durchsuchen diese Master über einen standardmäßigen WordPress-Medienpicker, den sie ohnehin bereits verwenden. Wenn eine Redakteurin oder ein Redakteur ein Asset auswählt, erstellt der DAM stattdessen einen Datenbanklink darauf, statt eine Kopie herunterzuladen. So kann eine einzige freigegebene Datei im gesamten Bereich referenziert werden – und bleibt dabei zentral gesteuert.

Die Medienprobleme, die unser DAM in WordPress Multisite adressiert

Mit den Standardeinstellungen kopiert sich die Mediathek in einem Multisite-Netzwerk selbst. Das bedeutet: Jede Website behält ihre eigene Bibliothek. Wenn also fünfzehn Länderteams dasselbe Produktfoto oder dasselbe Sicherheitsdokument benötigen, können bis zu fünfzehn Uploads derselben Datei entstehen. Über Hunderte von Assets und Dutzende Märkte hinweg wird der größte Teil Ihrer Bibliothek zu denselben wenigen Dateien – nur vielfach dupliziert. In einem Netzwerk über 10, 20 oder 50 Websites kann sich das digitale Abbild von Duplikaten in Hunderte von Gigabytes verwandeln, manchmal sogar in Terabytes. Das führt – wenn es nicht richtig angegangen wird – zu ein paar konkreten Problemen:

• Der Speicher ist Teil eines größeren Problems, das sich in dem Moment verstärkt, in dem ein Asset geändert werden muss oder ein Auditor Sie auffordert, jede Version im Feld nachzuweisen.
• Wenn das gleiche Produktbild in fünfzehn Orten existiert, bedeutet das Aktualisieren: Es in fünfzehn Orten finden. Einige Märkte erhalten die neue Version. Andere behalten die eine MLR-freigegebene Version, die vor zwei Zyklen genehmigt wurde.
• Es gibt keine einzige Antwort darauf, wer im gesamten Netzwerk Assets hochladen, ersetzen oder löschen darf. Die Kontrolle sitzt websiteweise, was auf Netzwerkebene im Enterprise-Maßstab praktisch gar nicht vorhanden ist.
• Wenn jemand wissen möchte, welche Assets live in welchen Websites sind, suchen Sie die Antwort in Tabellen, Posteingängen und bei denjenigen, die zufällig die Änderung vorgenommen haben. Für eine regulierte Marke ist ein veraltetes Bild oder fehlende Sicherheitsinformation auf einer Werbeseite ein regulatorisches Risiko.

All diese Spuren führen auf dieselbe Ursache zurück: viele Kopien ohne gemeinsamen Eigentümer. Und genau diese spezifischen Probleme löst unsere DAM-Strategie.

So zentralisiert und steuert unser DAM Medien über jede Markt-Website hinweg

Wie unser DAM Ihre Medien zentralisiert und steuert, hängt alles mit genau jenem Setup zusammen, das wir zuvor beschrieben haben: Eine einzelne freigegebene Master-Datei liegt auf einer Anbieter-Website, und jede andere Website verlinkt auf sie, anstatt ihre eigene Kopie zu behalten. Sobald Ihre Websites alle auf dieselbe Master-Datei zurückgreifen – statt auf eigene Kopien – werden die zentrale Steuerung, die sofortigen Updates und die saubere Audit Trail ebenfalls zentral erledigt.

Beginnen wir mit Lokalisierung: Wenn ein Asset auf eine Markt-Website gelangt, wandern sein Alt-Text, seine Bildunterschrift und seine Beschreibung mit – und der Markt kann alles davon nach Bedarf für seine eigene Sprache und lokale Regeln umschreiben. Nichts davon geht zurück zur Master-Datei oder zu irgendeiner anderen Website. Am Ende erhalten Sie also dieselbe freigegebene Datei, die überall, wo sie erscheint, mit den richtigen lokalen Formulierungen ausgestattet ist – und genau das ist in der Praxis häufig der schwierigste Teil, wenn Sie das manuell machen.

Das Aktualisieren dieser Datei wird ebenfalls deutlich einfacher. Wenn ein freigegebenes Asset ersetzt wird, tauscht eine Redakteurin oder ein Redakteur es beim Anbieter aus, und der DAM spielt diese Änderung an alle Markt- Websites aus, die darauf verweisen. Da es darunter ohnehin nur je eine Datei gab, existiert keine weitere Kopie mehr auf anderen Markt-Websites, die noch nicht aktualisiert wurden.

Außerdem können Sie genau festlegen, was jede Website darf. Für jede Anbieter- und Markt-Beziehung entscheiden Sie, ob eine Website ausschließlich Anbieter-Assets nutzen kann, ob sie Assets hinzufügen und löschen darf oder ob beides ausgeschlossen ist. Sie können noch weiter gehen, indem Sie die URL des Roh-Assets ausblenden, damit Redakteurinnen und Redakteure Dateien nicht per Hand kopieren können, oder indem Sie die lokale Medienbibliothek deaktivieren, sodass ein Markt nur mit freigegebenen Assets arbeiten kann.

Für die Zusammenarbeit mit insgesamt sechs integrierten Rollen – vom Provider Media Manager bis hin zum Consumer Media Publisher – bedeutet das: Ihr globales Brand-Team behält die Master im Griff, während die Länderteams genau die Zugriffsrechte erhalten, die Sie ihnen zugestehen. Und der Audit Trail sorgt dann für sich selbst, denn Importe, Uploads, Ersetzungen und Einstellungänderungen werden allesamt protokolliert – damit Sie eine klare Dokumentation Ihrer digitalen Assets erhalten.

Wie unser DAM im Vergleich zu Shared Storage Buckets und Cloud-DAM-Plattformen abschneidet

Die übliche Lösung, für die die meisten Teams sich entscheiden, sind Shared-Storage-Buckets – und sie sorgen tatsächlich dafür, dass eine einzelne Datei an einem Ort liegt. Aber das kann Ihnen nicht sagen, wer die Datei ändern darf, welche Websites sie verwenden oder was mit der Datei passiert ist und wann. In einem regulierten Umfeld sind genau diese Fragen die Antworten, die Sie brauchen. Cloud-DAM-Produkte von Drittanbietern übernehmen den Speicher ebenfalls gut, aber sie laufen als separates Abo und mit einem Picker außerhalb des WordPress-Editors, was für Ihre Teams schnell unhandlich und uneinheitlich wird.

Unser DAM sitzt stattdessen direkt in WordPress. Redakteurinnen und Redakteure arbeiten mit dem Medienpicker, den sie bereits kennen – es gibt also kein neues Tool, das man erst lernen muss. Wenn das DAM in WordPress integriert ist, kann es zudem einige Dinge tun, die ein Bucket oder ein Cloud-Produkt nicht kann:

• Es kann Ihnen anzeigen, wo ein Asset verwendet wird, bevor Sie es anfassen. Das begleitende Paket WP Relations listet jeden Beitrag auf jeder Markt-Website auf, der auf ein Asset verweist – so wissen Sie, welche Auswirkungen ein Austausch haben wird, bevor Sie ihn durchführen. Ein Bucket hält nur die Datei vor und lässt Sie die Folgen nur auf die harte Weise herausfinden.
• Es kann Qualitätsprobleme erkennen, bevor sie bei einem Markt ankommen. Das zweite begleitende Paket, Media Discovery, führt Gesundheitschecks durch, die Assets markieren, bei denen Alt-Text oder Bildunterschrift fehlen – und hebt sie für das Team hervor, damit sie es beheben kann. Außerdem verbessert es die Suche im Medienpicker für Content-Teams durch umfangreiche, facettierte Filterung. Das geschieht beim Anbieter, bevor das Asset auf eine Markt-Website gelangt – also an genau der Stelle, an der sich Zugänglichkeits- und regulatorische Risiken manifestieren – und es unterstützt eine menschliche Prüfung, statt sie zu ersetzen. Ein Bucket kann die Qualität dessen, was er speichert, überhaupt nicht prüfen.
• Es kann jedes Bild um die relevanten Bereiche zuschneiden. Sie können einen Fokuspunkt pro Markt festlegen, und was auch immer die Vorlage tut, der wichtige Teil des Bildes bleibt im Rahmen – das bekommen Sie mehr, als ein Cloud-DAM-Zuschneiden mit festen Presets für Sie leisten kann.
• Und es verbindet sich mit den freigegebenen Assets, die Sie bereits besitzen. Wenn Ihre Master in einem System wie Veeva PromoMats liegen, hat das DAM einen dokumentierten Weg, um externe Quellen anzubinden. Redakteurinnen und Redakteure durchsuchen und importieren diese Assets dann über denselben Picker, statt sie manuell herunterzuladen und erneut hochzuladen – und eine Markt-Website kann gleichzeitig auf mehr als einen Anbieter zurückgreifen, z. B. auf eine globale Brand-Bibliothek und eine regionale, und zwar am selben Ort. Ein Cloud-Produkt würde Sie bitten, zuerst alles in dieses System zu überführen.

Was es braucht, um das DAM zu betreiben – und wo seine Grenzen liegen

Es hilft zu wissen, was das DAM benötigt und wo seine Grenzen sind. Es läuft auf WordPress Multisite, wurde also für ein Netzwerk von Websites gebaut – nicht für eine einzelne, isolierte Installation. Die Anbieter müssen eingerichtet und verbunden sein, bevor Redakteurinnen und Redakteure mit der gemeinsamen Bibliothek arbeiten können. Und wenn Sie ein externes System wie PromoMats einbinden möchten, bedeutet das, dass Sie dafür eine Integration aufbauen müssen. 

Das Erstellen der Master-Bibliothek erfordert anfänglichen Aufwand, aber es ist eine Arbeit, die nur einmal anfällt. Danach zahlt sich das Setup bei jeder Änderung an Assets, bei jedem Audit und bei jedem neu hinzugefügten Markt innerhalb des Netzwerks aus.

Eine zentral gesteuerte Quelle über jede Markt-Website hinweg

Alles läuft auf eine zentral gesteuerte Quelle hinaus. Ihr Netzwerk bezieht sich auf eine einzige freigegebene Datei statt auf tausend verstreute Kopien – und genau diese eine Änderung gibt Ihnen den Rest. Der Speicher hält nur eine Kopie, statt bei jedem Markt, der dasselbe Asset benötigt, weiter zu wachsen. Ein Update, das auf der Master-Ebene vorgenommen wird, erreicht jede Website, die darauf verweist. Der Zugriff wird über Rollen festgelegt: Das globale Team hält die Master, und jeder Markt erhält genau das, was Sie ihm gestatten. Und die Aufzeichnung darüber, was importiert, ersetzt und geändert wurde, wird protokolliert – damit hat die Audit-Frage eine Antwort.

All das lebt innerhalb von WordPress. Ihre Redakteurinnen und Redakteure arbeiten also weiterhin im Picker, den sie bereits kennen, und das gleiche Team, das Ihre Plattform aufbaut, betreut sie auch. Für Pharmaunternehmen die Inhalte über viele regulierte Märkte hinweg ausspielen, macht genau das die Medienbibliothek zu etwas, das das Business weiter ausbauen kann – und zu etwas, das auch dann standhält, wenn ein Audit ansteht. Der anfängliche Setup-Aufwand lohnt sich dafür.

Kontaktieren Sie unsere Teams , wenn Sie mehr über die vollständigen Möglichkeiten unseres DAM erfahren möchten und darüber, wie es Ihre digitalen Abläufe verbessern kann.

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